In het vorige deel van deze korte serie hebben we één voor één leden toegevoegd aan een group in GroupMail. Als je al een groot ledenbestand aangemaakt had in bijvoorbeeld Outlook Express kan ik begrijpen dat je geen zin hebt om één voor één leden opnieuw toe te voegen. Gelukkig hoeft dat ook niet. Hieronder ga ik bespreken hoe je leden kunt importeren uit een reeds gemaakte lijst. Daarna gaan we kijken hoe we de mailing kunnen gaan verzenden.

Importeren vanuit je emailprogramma

1. Ga naar 'Groups'
2. Klik bovenin op 'Actions' en vervolgens op 'Import'
3. Kies dan voor 'Adress Book Import' en klik op 'Ok'
4. Selecteer het emailprogramma waar je de gegevens van wilt kopiëren en klik op Next.
5. Het volgende scherm kun je ongewijzigd laten. Klik op 'Next'
6. Kies voor 'Import the Entire Adress Book' en klik weer op 'Next'
7. Selecteer vervolgens de groep waar de adressen aan toegevoegd moeten worden.
8. Vink 'Check for Duplicates' en 'Update Recipient Details if already present' als je al leden toegevoegd had, en klik weer op 'Next'.
9. Kies in de lijst van 'Adress Book Field' voor de opties die corresponderen met de woorden aan de linkerkant ('GroupMail Field'). Zo komen de gegevens op de juiste plaats. GroupMail verwacht wel dat je de gegevens (zoals naam en dergelijke) al in je emailprogramma toegevoegd had. Is dit niet het geval, dan kun je deze gegevens later nog toevoegen om je mailing te personaliseren. Hierover later meer.
10. Klik op 'Next' en vervolgens op 'Start'
11. Het adresboek uit je emailprogramma is geïmporteerd, klik nu op 'Close'.

Staat je emailprogramma niet in de lijst? Niet getreurd, je kunt ook bestanden importeren in GroupMail. Kijk in de handleiding van je mailprogramma hoe je je adreslijst exporteert. Het beste kun je je adreslijst exporteren als een csv-bestand, dit is namelijk goed te importeren in GroupMail. Kies dan in plaats van 'Adress Book Import' voor 'File Import' en volg de stappen.

We kunnen beginnen met het opstellen van de mail

1. Ga naar de beginpagina in GroupMail (Klik op het 'Home'-icoon).
2. Klik in de linker zijbalk op 'Messages' en vervolgens op 'New'.
3. Kies bij 'Send to' de ledengroep waaraan je de mail wilt sturen.
4. Kies bij 'From' het account waarvandaan je de mail wilt versturen.
5. Vul bij 'Subject' de titel van je mail in.
6. In het grote witte vlak kun je je bericht plaatsen. Je hebt ook de mogelijkheid om html-code in te voeren. Klik hiervoor op het laatste icoontje boven het berichtvlak en plak de html-code in het venster dat verschijnt. Op deze manier kun je een mail opstellen met een (magazine)opmaak, zoals ook het Web Succes Magazine heeft.

Maak je mail persoonlijker!

Je mail is nu geplaatst en ingesteld, maar het is zo onpersoonlijk als je begint met 'Beste leden'. Zou je het niet veel beter vinden als er 'Beste [NAME]' komt te staan, zoals het Web Succes Magazine ook aanvangt? Je leden aanspreken met hun naam staat een stuk vriendelijker en professioneler. En gelukkig is het heel eenvoudig te doen met GroupMail.

1. Ga met de cursor op de plek staan waar je de naam wilt plaatsen
2. Klik op 'Insert' en daarna op 'Merge fields'.
3. Klik in het lijstje dat verschijnt op 'Firstname'.
4. In je mailbericht zie je nu: "Beste !*FIRSTNAME*!". Dit wordt bij het versturen veranderd in de naam die je ingevuld hebt bij je ledenlijst.

Je kunt stap 1 t/m 3 ook herhalen en kiezen voor andere opties zoals achternaam, adres, aanhef enzovoort. Wil je je mail bijvoorbeeld beginnen met "Geachte Mevr. Janssen", plaats achter "Geachte" dan 'Title' vervolg met een spatie en kies vervolgens 'Lastname'. Je krijgt dan dus "Geachte !*TITLE*! !*LASTNAME*!".

Tip, je kunt deze persoonlijke instellingen ook gebruiken in de 'Subject' om zo de titel al persoonlijker te maken. Kopieer de gegenereerde code en plak deze in de 'Subject'. Zo heb je meteen een leuke binnenkomer! ;-)

Versturen? Eerst even testen!

Voordat je je mail daadwerkelijk gaat versturen kun je het beste even testen of alles goed ingesteld staat. Je kunt het mailtje eerst naar je eigen mailadres versturen om te kijken of alles goed staat ingesteld, of de links werken en of de afbeeldingen goed weergeven worden.

1. Klik in de message op het onderste tabblad op 'Preview'.
2. Vul bij 'Test Send Preview' het emailadres in waar je de test heen wilt sturen.
3. Klik vervolgens op 'Preview Message' en het mailtje wordt verstuurd.
4. Open nu je mailprogramma en bekijk hoe je mail eruit ziet.

Tip: Maak ook een gmail- en een hotmail-adres aan om je mailings te testen!

Verstuur je bericht

1. Als je klaar bent met je mail mag je eindelijk op 'Send' klikken. ;-)
2. Er wordt een Engelse spellingcontrole gestart, helaas is deze er niet in het Nederlands, je kunt dus ook het beste op 'Cancel' klikken.
3. In het volgende venster klik je op 'Continue', dit staat standaard al goed ingesteld.
4. Zodra je klikt worden de mails verstuurd. De tijd van het versturen is afhankelijk van de grootte van je mail, het aantal leden enzovoort.
5. Na afloop krijg je een verzendrapport in beeld. Je kunt in dit rapport zien of er fouten zijn geweest, hoe snel het is gegaan etcetera. Erg handig! Na het gelezen te hebben kun je op 'Hide' klikken.
6. Je bent nu klaar met het versturen. Bij 'Sent Messages', in het 'Messages' gedeelte van GroupMail, kun je een overzicht zien van de verstuurde mailtjes.

 Nog een laatste tip

Als je altijd hetzelfde soort mailtje verstuurt, kun je een template aanmaken. Een template kun je dan elke keer als je een mailing gaat versturen hergebruiken. Zo hoef je niet elke keer het mailtje opnieuw op te stellen, dat scheelt een hoop werk.

• Stel je basisbericht op
• Klik op 'File' en vervolgens op 'Save As'.
• Kies nu voor 'A Template' en deze wordt opgeslagen onder 'Templates' in het 'Messages'-gedeelte van GroupMail. Dubbelklik dit bestand om het te gebruiken.

Ik wens je erg veel succes met het maken en versturen van je mailings!

P.S.: Vergeet niet om een werkende afmeldlink in je mailings op te nemen! Dat is wettelijk verplicht en voor jou ook fijn, want je wilt toch geen mailings versturen naar mensen die het liever niet ontvangen?