Regelmatig krijgen we de vraag gesteld hoe we ons magazine toch elke keer versturen. Je kunt wel begrijpen dat we bijna 40.000 mailtjes niet één voor één via Outlook versturen. Ook zul je opgemerkt hebben dat we je heel vriendelijk bij je naam noemen. Hoe zit dit dus? Onze programmeurs hebben een systeem ontwikkeld dat het hele proces automatiseert en zorgt dat jij dit mailtje kunt lezen. Het klikt misschien ingewikkeld, maar...

...dat kun jij ook gewoon!

We hebben een (gratis) programma voor je gevonden waarmee je eenvoudig een mailing verstuurt naar je 'leden'. Je maakt een mailtje en met één druk op de knop wordt deze volledig automatisch verspreid en gepersonaliseerd. In dit en het volgende deel zullen we je vertellen hoe dit in zijn werk gaat.

GroupMail installeren

We beginnen met de installatie van de gratis versie van GroupMail 5.

1. Klik hier om 'GroupMail 5 - Free Edition' te downloaden.
2. Dubbelklik op het gedownloade bestand 'gm5f_setup.exe' en volg de stappen.
3. Kies aan het einde van het installatieproces ervoor om GroupMail op te starten en klik op 'Finish'. GroupMail wordt nu voor de eerste keer opgestart en is nu succesvol geïnstalleerd.

Account instellen

We gaan verder door een mailaccount in te stellen waarvandaan je mailings verstuurd gaan worden. Je kunt hiervoor een bestaand emailadres gebruiken of een nieuw adres, speciaal voor mailings, aanmaken. Als je cliënt bent van Alphamega kun je hier klikken om een handleiding te bekijken voor het aanmaken van een nieuwe mailbox.

1. Klik in de linker zijbalk op 'tools' en het tools-venster verschijnt.
2. Klik op 'Manage accounts', in de popup die verschijnt klik je op 'New'.
3. Vul bovenaan een beschrijvende naam in van de mailing
4. Bij 'User Information' vul je je gegevens in, met het mailadres vanwaar de mailing verstuurd moet worden.
5. Vul bij 'Reply-to adress' het mailadres in waar de reacties op binnen mogen komen. Als dit hetzelfde adres is als het verzendadres vul je dit hier in.
6. Klik nu op 'Delivery Options' en vul hier je smtp-server in, deze heb je gekregen via je internetprovider (dus niet je hostingprovider).
7. Klik op 'Test' om te kijken of je alles goed hebt ingesteld, als dit het geval is klik je op 'Ok'.
8. Je account is nu goed ingesteld, het 'Account Manager'-venster kun je sluiten.

Ledengroep aanmaken

We hebben nu een account waarvandaan we de mailing kunnen versturen. We missen alleen nog een groep mensen die de mailing moeten ontvangen. Niet geheel onbelangrijk natuurlijk ;-).

1. Klik op bovenaan op 'Home'.
2. Klik in de linker zijbalk op 'Groups' en klik vervolgens op 'New Group'.
3. Klik in het nieuw verschenen venster twee maal op 'Next'.
4. Je ziet nu een lijst met woorden, dit zijn de gegevens die je kunt verzamelen van je mailingleden. Je kunt woorden verwijderen of juist toevoegen, afhankelijk van wat je wilt gebruiken. In de meeste gevallen volstaan: 'Email', 'Title', 'FirstName' en 'LastName'. Deze gegevens kun je gebruiken bij de personalisatie van je mail. Hier gaan we later dieper op in.
5. Als je klaar bent met instellen klik je op weer op 'Next'.
6. Geef hier aan welk zojuist ingegeven woord correspondeert met de emailgegevens van je leden. In de meeste gevallen is dit 'Email', deze staat zo standaard ingesteld.
7. Klik op 'Next' en vul nu een duidelijke groepsnaam in.
8. Klik als laatste stap op 'Create', je groep is aangemaakt.

Leden toevoegen aan een ledengroep

Een groep zonder leden kun je natuurlijk amper een groep noemen, je zult de volgende stappen dus al wel raden: we gaan leden toevoegen!

1. Dubbelklik op de zojuist aangemaakte groep.
2. In het venster dat nu verschijnt klik je onderaan op 'Add' om leden toe te voegen.
3. Dubbelklik in de 'Value'-velden om de gegevens in te vullen die horen bij 'Field name'.
4. Als alles goed is ingevuld klik je op 'Ok'.
5. Je hebt nu een lid aan je groep toegevoegd.

Deze stappen kun je herhalen om de andere leden toe te voegen. Later kun je met de 'Modify'-knop nog gegevens wijzigen of aanvullen. Als je klaar bent kun je het 'View & Manage Recipients'-venster sluiten.

P.S. Houd er rekening mee dat je met de gratis versie van GroupMail maar 100 leden kunt gebruiken in een groep. Voor respectievelijk $99.95 voor de Personal Edition en $249.95 voor de Business Edition kun je het pakket aanschaffen. Je krijgt dan bijvoorbeeld ongelimiteerde leden in je ledengroep. Voor de onderlinge verschillen wil ik je graag verwijzen naar deze pagina. Een gratis oplossing is om meerdere groepen van 100 leden aan te maken en die om de beurt te versturen. Je kunt wel begrijpen dat dit meer werk met zich meebrengt.

We hebben nu een verstuuraccount aangemaakt en een ledenlijst samengesteld en zijn dus klaar om een mail te sturen.

Alvast heel veel succes met deze stappen!