Hoe ga je te werk?
Het makkelijkst is om een spreadsheetprogramma te gebruiken zoals Excel. Daarbij maak je in de eerste kolom de tijden per kwartier aan. Als eerste kun je de tijd invullen waarop je opstaat, bijvoorbeeld 6.45 uur. In de cel daaronder zet je 7.00 uur enzovoort, tot je onderaan 6.30 uur hebt staan. Zo heb je 96 rijen gemaakt. Om het wat overzichtelijker te maken, kun je boven elk heel uur een lijn zetten. Het is even wat werk, maar geloof me, het loont de moeite :-)

Dan ga je in de tweede kolom invullen met welke activiteit je op die tijd begint. Rond daarbij alles af op een kwartier, dus als je om vijf voor twaalf ergens aan begint, maak daar in het schema dan 12.00 uur van.

Stel dat je om 7.30 uur in je auto stapt om naar je werk te gaan en de rit duurt normaal gesproken een half uur, dan vul je achter 7.30 uur bijvoorbeeld in 'Op weg naar werk'. Vervolgens geef je die cel en de cel daaronder een andere achtergrondkleur, zodat het duidelijk is dat je dat halve uur tussen 7.30 en 8.00 uur kwijt bent aan autorijden naar je werk. Op die manier werk je alle bezigheden af die je op een dag hebt. Als je daarmee klaar bent, heb je een mooi beeld van de tijd die je kwijt bent aan bepaalde dingen.

Het kan zijn dat bepaalde cellen leeg blijven. Dat zijn dan de uren waarin je geen vaste dingen hebt om te doen. Je zou daar 'Vrij in te vullen' of iets dergelijks kunnen neerzetten.

Zo doe je dat voor elke dag van de week, waarbij je gewoon aparte tabs maakt voor elke dag van de week. Als je dat gedaan hebt is je overzicht in principe klaar. Probeer dan om voor jezelf conclusies te trekken uit je overzicht. Bijvoorbeeld hoeveel tijd je overhoudt om dingen te doen die je leuk vindt of hoeveel tijd je misschien nog zou kunnen besparen op bepaalde activiteiten.

En je kunt nog een stap verder gaan, door bij te gaan houden of het overzicht klopt met de praktijk. Dat kun je doen door je overzicht nogmaals op te slaan met een andere bestandsnaam zoals 'Week 22-2007'. Dan gebruik je het overzicht om bij te houden hoeveel tijd een bepaalde bezigheid je werkelijk heeft gekost. Na afloop van die dag of week ga je de twee bestanden met elkaar vergelijken en, als het nodig is, kun je je overzicht op basis daarvan aanpassen.

Tot slot: je kunt dit systeem natuurlijk ook als agenda gebruiken en als middel om te plannen, thuis of op je werk. Zeker als je wat chaotisch bent ingesteld zoals veel mensen (waaronder ik), is 'time management' erg belangrijk. Een goed overzicht van je bezigheden kan daarbij bijzonder nuttig zijn.

Heel veel succes!