In nummer 29 van het Web Succes Magazine (dat is lang geleden) hebben we een handige tool behandeld genaamd Memo Keys. Deze tool heeft de mogelijkheid om met een simpele combinatie van 2 zelf te kiezen toetsen op je toetsenbord, een tekst naar wens te plaatsen. We hebben een soortgelijk tooltje gevonden, dat heet Phrase Express.

Het grote verschil met Memo Keys is dat je bij Phrase Express gebruik kunt maken van een woord of een gedeelte van een zin om je tekst automatisch te voorschijn te laten komen.

Je hoeft dus niet per se toetscombinaties te onthouden (wat overigens nog wel tot de mogelijkheden behoort). Bijvoorbeeld: wanneer je een tekst of mailtje wilt afsluiten met je naam en adres, dan kun je gewoon intypen 'mijn naw-gegevens' of zelfs 'naw' en dan zet Phrase Express jouw gegevens op die plaats neer. Je hoeft het programma maar 1 keer te laten weten dat het bij dat stukje tekst die gegevens moet weergeven.

Downloaden

Ik kan me voorstellen dat je Phrase Express direct wilt gaan proberen. Je kunt Phrase Express downloaden onder de volgende link:

http://www.phraseexpress.com/download.htm

Klik op 'Download PhraseExpress' en kies voor 'Opslaan'. Zoek de locatie waar je het bestand wilt opslaan en klik op 'Opslaan'. Nadat het bestand is gedownload zoek je het .exe-bestand op op de locatie waar je het hebt opgeslagen.

Hoe werkt het?

Nadat je het programma geïnstalleerd hebt klik je op het icoontje van Phrase Express en klik je op 'Settings'. Je ziet nu een schermpje met 4 tabbladen, 'edit phrases', 'settings', 'statistics', 'about'.

Edit phrases. Dit is de belangrijkste want hier maak je standaard teksten klaar. Zometeen zullen we die wat uitgebreider behandelen.

Settings. Hier kun je een aantal instellingen aan Phrase Express zelf instellen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat je bepaalde zinnen of teksten als een preview laat zien in een popup.

Statistics. Deze is wel grappig! Phrase Express mag je gratis gebruiken mits het niet commercieel is. Dus als je in een bedrijf werkt en je gebruikt dit tooltje om sneller te zijn waardoor je geld bespaart of verdient, dan wordt je vriendelijk verzocht om een 'Professional'-versie te nemen die rond de veertig dollar ligt.

O ja, ik had het over de statistics :-) Hier kun je zien hoeveel karakters en zinnen je hebt geplaatst met Phrase Express en hoeveel je daarmee hebt bespaard aan tijd én geld. Dit laatste is natuurlijk leuk om aan je werkgever of chef te laten zien, wat de kans aanzienlijk verhoogt om dit tooltje aan te mogen schaffen.

About. Dit verwijst naar de makers van het tooltje en hier kun je je registreren.

Standaardteksten maken

Okee, nog even terugkomen op het tabblad Edit phrases. Wanneer je dus klikt op het icoontje van Phrase Express wordt het venster met de tabbladen geopend. Je ziet nu links een wit vlak met daarin de eventuele phrases die je hebt aangemaakt. Klik nu op 'New Phrase'. Rechtsboven zie je 'description'. Vul hier bijvoorbeeld in 'Adresgegevens'. Dit is niet zo heel belangrijk, want dit is de naam van je phrase.

Bij 'phrase content' plaats je de tekst. Dit kan één zin zijn maar ook een compleet stuk tekst. Je kunt hier bijvoorbeeld je complete adres gegevens in zetten. Onder 'hotkey' heb je de mogelijkheid om de tekst op te vragen met een toetsencombinatie. Druk op een of meerdere van de vier knoppen 'Shift', 'Ctrl', 'Alt' of 'Win'. Zoek een combinatie door te klikken op het pijltje zodat het menu tevoorschijn komt. Selecteer bijvoorbeeld '1'. Wanneer je gekozen hebt voor 'Shift' in combinatie met '1', dan zal met deze combinatie je tekst verschijnen.

Nu komt het leukste gedeelte. Bij 'Autotext' kun je een woord of zin invoeren, bijvoorbeeld 'mijn naw-gegevens'. Vervolgens voer je eenmalig die gegevens in (naam, adres, woonplaats, telefoon, email en wat je nog meer onder aan een mail wilt zetten). Wanneer je nu een document of email wilt afsluiten met je gegevens dan typ je dus simpelweg 'mijn naw-gegevens' in en je gegevens worden automatisch voor je neergezet.

Met dit tooltje kun je ook een hele mappenstructuur aanleggen met daarin diverse zinnen of stukken tekst. Je klikt daarvoor linksonder op 'New Folder'.

Veel plezier met Phrase Express!