In de meeste moderne email-programma's (zoals Outlook Express en Thunderbird) kun je gebruik maken van berichtenfilters. Daarmee kun je handige dingen doen met je inkomende en uitgaande email. In dit artikel zal ik een aantal van de mogelijkheden toelichten.

Wat kun je ermee?

Met berichtenfilters kun je regels ('rules') instellen om een selectie van emails te maken en de bijbehorende actie(s) opgeven die je uitgevoerd wilt hebben op je selectie.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het selecteren van e-mails waarvan de afzender een bepaald bedrijf is en die verplaatsen naar een speciale map/folder. Dat gaat als volgt:

Regel van bevat: @bedrijfsnaam.nl
Actie bericht verplaatsen naar: MapBedrijfsnaam

Omdat je in het filter niet het volledige email-adres opgeeft, maar slechts een deel ('@be-drijfsnaam.nl'), wordt alle email van alle personen van dat bedrijf in je selectie opgenomen.

Met dit filter ingesteld wordt nieuwe email van het opgegeven bedrijf automatisch verplaatst naar de opgegeven map/folder. Handig als je veel email krijgt en daarin een scheiding wilt aanbrengen.

Zo'n filter is ook te gebruiken om bijvoorbeeld email van je collega's in een map per collega te laten binnenkomen. Eerst maak je voor elke collega een aparte map aan en vervolgens stel je per collega een filterregel in. Dat gaat als volgt:

Regel[1] van bevat: collega1@jebedrijf.nl
Actie[1] bericht verplaatsen naar: MapCollega1
Regel[2] van bevat: collega2@jebedrijf.nl
Actie[2] bericht verplaatsen naar: MapCollega2
enzovoort

Verdere mogelijkheden

Behalve berichten verplaatsen kun je ook berichten kopiëren, berichten verwijderen, berichten doorsturen, berichten als gelezen markeren, enzovoort.

En je kunt voor allerlei velden van de email berichtregels toepassen, zoals: 'naar', 'status', 'prioriteit', 'cc'. De mogelijkheden variëren per email-programma.

Waar vind je ze?

In Outlook Express onder 'Extra' of 'Tools' en kies dan 'Berichtregels' of 'Message Rules'. Vervolgens op 'E-mail' of 'Mail' klikken.

In Thunderbird onder 'Extra' of 'Tools' en kies dan 'Berichtenfilters' of 'Message Filters'.

Ik wens je veel succes bij het organiseren van je emails!