Zoals je misschien wel weet zijn er 2 soorten emailclients (programma's) van Microsoft op de markt. Namelijk Microsoft Outlook en (Microsoft) Outlook Express. Het grote verschil tussen deze twee zit hem vooral in thuisgebruik (Outlook Express) en zakelijk gebruik (Microsoft Outlook).

Thuisgebruikers hebben namelijk meer behoefte aan eenvoudige functies terwijl zakelijke gebruikers vaker extra functies eisen en een goede integratie willen tussen email en hulpmiddelen voor informatiebeheer en samenwerking. Hierbij kun je denken aan synchronisatie tussen Microsoft Outlook en gsm, PDA of iPod en dergelijke.

Tevens heb je bij Microsoft Outlook goede voorzieningen voor het bijhouden van een agenda, groepsplanning, taakbeheer en contactpersonenbeheer. Graag wil ik in dit artikel verder ingaan op de agendafunctie van Microsoft Outlook.

Handig in gebruik
Mocht je Microsoft Outlook nog niet gebruiken, dan is dit misschien een goede gelegenheid om het eens uit te proberen. Al ben je geen zakelijke gebruiker, dan kan het toch heel handig zijn om er gebruik van te maken. Het is immers efficiënt om alle privégegevens van contactpersonen, taken en je agenda-items centraal te beheren.

Een ander voorbeeld waarbij het gebruik van Microsoft Outlook ook heel handig kan zijn: stel, je schaft een nieuwe gsm aan. Dan loop je direct tegen het probleem aan hoe je de contactpersonen gemakkelijk overgezet krijgt van je oude gsm naar de nieuwe. Zeker doordat je door de tijd heen 'tig' contactpersonen opspaart. De oplossing is simpel: maak gebruik van Microsoft Outlook.

Moderne gsm's kunnen namelijk communiceren met je pc en zo op deze manieren de contactpersonen bijwerken. Veranderingen die je doorvoert op je pc óf op je gsm worden bij verbinding, afhankelijk van je instellingen, automatisch bijgewerkt. Lees de handleiding van je mobiele apparaat voor meer informatie hierover.

Installatie
Voordat we verder kunnen gaan is het belangrijk dat je eerst Microsoft Outlook installeert. Microsoft Outlook is los te verkrijgen. Maar het is ook installeerbaar via het Microsoft Office-pakket, mocht je daar al over beschikken.

Hier vind je een heleboel informatie over het programma en de mogelijkheid om het te bestellen: http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/default.aspx. Als Microsoft Outlook geïnstalleerd is, kunnen we verdergaan.

Ik ga ervan uit dat het installeren van Microsoft Outlook geen problemen heeft opgeleverd. Indien je al Outlook Express geïnstalleerd had staan op je pc, dan wordt tijdens de installatieprocedure van Microsoft Outlook gevraagd of je de gegevens van je emailaccount wilt importeren. Als je dit doet, dan neemt Microsoft Outlook alle accountgegevens over en hoef je die dus niet in te stellen wanneer je wilt gaan mailen via Outlook.

De agendafunctie
Wanneer je Microsoft Outlook opent dan kom je direct in het 'Outlook Vandaag'-scherm terecht. De datum van vandaag wordt weergegeven, evenals een overzicht van alle afspraken, taken en het aantal berichten.

Een afspraak plannen:

• Plaats de aanwijzer onder het menu Bestand en klik op Nieuw (of kies via het dropdown-menu Afspraak)
• Typ een beschrijving in het vak Onderwerp
• Typ de locatie van je afspraak in het vak Locatie
• Voer een begintijd en een eindtijd in
• Selecteer desgewenst andere opties (het is bijvoorbeeld mogelijk om een
• herinneringssignaal in te stellen. Indien je je agenda synchroniseert met de agenda van je gsm dan zal je gsm normaal gezien ook het ingestelde herinneringssignaal laten horen)
• Als je de afspraak terugkerend wilt maken, klik dan op Terugkeerpatroon
• Klik op de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks) waarmee de afspraak terugkeert en selecteer opties voor die frequentie
• Klik op OK
• Klik op de knop Opslaan en sluiten

Probeer maar eens op deze manier een afspraak voor vandaag te plannen. Als je klaar bent zul je zien dat, wanneer je op Outlook Vandaag klikt, de afspraak onder Agenda Vandaag erbij is gekomen. Succes!