In dit artikel heb ik iets geschreven over emailetiquette. Hoe moet je nou precies die Aan, Cc en Bcc gebruiken, enzovoort. Nou ging dat artikel voornamelijk over privégebruik en minder over de zakelijke kant. Eén van onze lezers (dank je wel Anke!) vroeg of we ook iets konden vertellen over zakelijk emailgebruik. Dat komt in dit artikel aan bod.

In het zakelijk emailverkeer moet je een aantal zaken respecteren en handhaven. Wat een grote ergernis is, is dat er niet op een email gereageerd wordt binnen een redelijke termijn. De meeste mensen zien 'binnen 1 of 2 werkdagen' als een redelijke termijn. Probeer daarom vast te houden aan een termijn van 1 werkdag voor het beantwoorden van je mail. Als je langere tijd niet aanwezig bent, zorg er dan voor dat je een autoresponder ingesteld hebt waaruit iemand die jou mailt kan opmaken wanneer je weer terug bent en/of wanneer hij een antwoord kan verwachten.

Taalgebruik en inhoud
Let op het taalgebruik in je emails. Als je (per ongeluk of met opzet) iets verkeerds schrijft in een bericht, kan de ontvanger het in een paar seconden doorsturen naar iedereen in zijn adresboek, waardoor het zich als een olievlek verspreidt. Dat zal niet gebeuren als er een taalfoutje in staat, maar misschien wel als de ontvanger zich verkeerd behandeld voelt of je zet jezelf voor schut door bepaalde dingen in het bericht te zetten. Jij vertegenwoordigt het bedrijf, of dat nou je eigen bedrijf is of niet.

Probeer je email ook efficiënt op te stellen. Wees niet bang om lange teksten te schrijven, zolang je verhaal maar blijft boeien. Aan de andere kant hoef je ook niet te vrezen dat je tekst te kort is, als je gezegd hebt wat je wilde zeggen en als het voor de lezer duidelijk is. Soms heb je nou eenmaal 10 alinea's nodig om iets te vertellen en een andere keer 3. Plaats grafieken en plaatjes in de bijlage. En als je heel veel product- of technische informatie gebruikt, kun je die beter ook in de bijlage zetten.

De verschillende velden bij het versturen en ontvangen van een emailbericht vragen elk om een eigen benadering. Hiervoor zijn een aantal richtlijnen die je kunt aanhouden en kunt doorvoeren als bedrijfsbeleid.

Aan: Wanneer je hierop een email ontvangt ben jij de hoofdontvanger van dat bericht en is de inhoud direct voor jou bedoeld. Als er om een bepaalde actie wordt gevraagd, dan wordt die van jou verwacht.
Cc: ‘Carbon Copy' of 'Courtesy Copy' Wanneer je een email ontvangt in de Cc is die bedoeld ter informatie. Je hoeft hier normaal gesproken geen actie op te ondernemen. Het bericht is bedoeld om jou ergens van op de hoogte te stellen of te houden..

Bcc: ‘Blind Carbon Copy' Als je een bericht stuurt naar meerdere mensen die niet van elkaar hoeven te weten dat ze dat bericht ontvangen, maak je gebruik van de Bcc-functie. In het vak 'Aan' vul je je eigen emailadres in en achter 'Bcc' alle adressen waarnaar je het bericht wilt sturen.

Nu zul je af en toe toch een email ontvangen waar je eigenlijk niet om hebt gevraagd. Dit is bijvoorbeeld een kettingbrief, meestal te herkennen aan 'Fw:' aan het begin van de Onderwerp-regel en aan het verzoek om het bericht door te sturen naar zoveel mogelijk mensen. Doe hier niet aan mee. Beantwoord hooguit het mailtje met het vriendelijke doch dringende verzoek om te stoppen met het doorsturen van dergelijke berichten, en dan alleen als je zeker weet dat je de afzender kent. Wanneer je lastig gevallen wordt doordat je op een maillijst staat, vraag hem/haar persoonlijk om je van de lijst af te halen. Dit zal veel onnodig emailverkeer voorkomen.

Zorg dat tijdens werktijd geen privé-emails gestuurd worden. Mocht je er een ontvangen, is het niet gepast om die tijdens je werk te beantwoorden. Als je dat in acht houdt, heeft iedereen daar profijt van.

De laatste tip: we hebben het al eens eerder gezegd: zet nooit je emailadres op je website. Je kunt gebruikmaken van een mailformulier, ook handig voor je bezoekers, en je kunt je emailadres laten versleutelen.

Succes!