Vorige keer heb ik je wat verteld over email-etiquette. Deze keer wil ik daarop verdergaan.

Inhoud
In een email heb je de mogelijkheid om een attachment (bijlage) met de email mee te sturen. Gelden er nog regels voor bijlages? Nou ook niet echt, maar jouw provider probeert er wel voor te zorgen dat het email-verkeer goed en snel verloopt. Vraag ook aan jouw provider hoeveel data je in 1 keer kunt ontvangen en versturen. Misschien is het namelijk wel mogelijk om een email te versturen van 10 Mb, maar is het slechts mogelijk om een email te ontvangen van 2 Mb groot. Het is in zo'n geval raadzaam om de ontvanger van jouw bericht op de hoogte te stellen dat er een bericht met een bijlage aankomt en de grootte ervan even te vermelden.

Mocht het nu niet mogelijk zijn om een grote bijlage te maken, dan kun je dat bestand op jouw website plaatsen. Het enige dat je dan zou moeten doen is een mail sturen met daarin de link waar het document zich bevindt. Zo zal de ontvanger op jouw site terechtkomen en kan hij/zij het document downloaden.

In een email zie je ook vaak smileys terugkomen en hiervoor moet je toch oppassen. Voordat je een smiley in je email verwerkt moet je jezelf opnieuw de vraag stellen of dit een toevoeging is aan je email en of dit begrepen wordt. Stel je voor dat je een email naar een collega of een persoon stuurt en je zet er een knipoog in ;-) , dan kan dit verkeerd overkomen. Het sarcasme dat jij misschien in je email zet kan verkeerd opgevat worden. Je moet je dan de vraag stellen of je de vraag opnieuw zou kunnen formuleren zonder die knipoog met dezelfde nadruk in je tekst. Als je van de ontvanger weet dat hij of zij dit niet verkeerd opvat, dan kun je dit natuurlijk toevoegen.

Je kunt in je tekst ironische opmerkingen maken die natuurlijk heel erg leuk kunnen zijn, alleen kan de ontvanger ze verkeerd interpreteren.

Het is mogelijk om te kijken of jouw boodschap duidelijk is overgekomen door feedback te vragen van de ontvanger. Hoe kun je dit het beste aanpakken? Nou, je zou de ontvanger in zijn of haar eigen woorden jouw mail kunnen laten bevestigen. Zo kun je alle verwarring voorkomen. Email is een geweldige manier om ideeën te delen met elkaar. Wanneer je een aantal maal heen en weer mailt, kan er een heleboel tekst tussen de mails komen staan waardoor het overzicht niet meer duidelijk is. Om het overzichtelijk te houden kun je de mail opschonen voordat je terugmailt. Je kunt de voorgaande tekst knippen en plakken en er een overzichtelijke email van maken. Het is niet altijd noodzakelijk om alles wat in de mails is besproken te herhalen. Plaats in de email alleen het nodige. Een email-programma kan jouw antwoord wel boven de voorgaande tekst zetten, maar als je iemands quote gaat gebruiken is het vaak duidelijker als jouw antwoord onder zijn of haar tekst staat en niet erboven.

Denk niet te snel dat de ander al weet wat jij bedoelt. Communicatie is zo belangrijk. We leven in een maatschappij waar alles snel moet en liefst zou het gisteren al af moeten zijn. Wees dus duidelijk wat je wilt. Zo voorkom je ook dat er heen en weer gemaild wordt en dat er irritaties zouden kunnen ontstaan.

Hoe snel moet je op een email antwoorden? Wij gaan er al snel vanuit dat wanneer wij de email versturen dat die altijd aankomt, maar dat is niet waar. Mocht de email heel erg belangrijk zijn is het altijd raadzaam om er achteraan te bellen. Een email moet binnen 24 uur beantwoord zijn, maar liefst nog dezelfde dag. Nu kan het zo zijn dat het om een gecompliceerd feit gaat en dat dit langer duurt dan 1 dag om de mail te verwerken en een accuraat antwoord te verzorgen. Laat dit dan even weten aan de persoon die jou de email stuurde. Wat we nu vaak zien is dat er een autoresponder ingesteld wordt. Dit systeem laat jou bijvoorbeeld weten dat jouw mail ontvangen is en dat je zo snel mogelijk antwoord zult ontvangen. Vaak wordt dit gebruikt wanneer iemand op vakantie of anderszins afwezig is.

Wat je niet moet vergeten als je emails gaat verzenden: zet er een disclaimer bij. Dit is vooral belangrijk bij zakelijke mails. Een voorbeeld van zo'n disclaimer zou kunnen zijn:

Deze e-mail, inclusief eventuele bijlage(n), is uitsluitend bestemd voor gebruik door de geadresseerde(n). Indien u dit bericht abusievelijk heeft ontvangen, mag de informatie daarvan niet worden gebruikt of openbaar gemaakt, noch aan derden worden verstrekt. Wij verzoeken u om in dat geval direct contact op te nemen met de afzender en de e-mail te vernietigen.

This e-mail, including any appendix or appendices, is intended solely for use by the addressee(s). If you have received this message in error, the information it contains may not be used or disclosed, nor may it be revealed to third parties. In that case, please contact the sender immediately and destroy the e-mail.

Zo zijn er nog veel meer van dergelijke disclaimers te vinden op internet. Je kunt er natuurlijk ook zelf eentje maken. Een disclaimer wordt veel door bedrijven gebruikt om zich in te dekken tegen eventuele fouten van werknemers. Dit is in Amerika een big issue. Zo zijn er al gevallen bekend van bedrijven die aangeklaagd zijn omdat iemand een virus doorstuurde of omdat een medewerker racistische opmerkingen in zijn mails had staan.

Wanneer gebruik je to, cc of bcc in je emails?
Bij het versturen van emails kun je uit meerdere mogelijkheden kiezen hoe je dat doet. Als je een mailtje naar je vriend of vriendin stuurt, dan gebruik je gewoon de 'to' ('aan') en het email-adres. Stel, je geeft een feestje en je wilt heel je vriendengroep uitnodigen, dan zou je in de 'CC' alle email-adressen kunnen zetten. Wanneer je een 'CC' ontvangt, moet je oppassen met het beantwoorden dat je niet naar iedereen dat antwoord stuurt. Probeer dit zo veel mogelijk te vermijden. Is het een mailing naar heel jouw adressenbestand, dan moet je hier toch mee oppassen. Iedereen die je niet in de 'Bcc' zet, ziet alle email-adressen waar je de email naar toe hebt gestuurd en je maakt alle email-adressen openbaar terwijl je hier waarschijnlijk geen toestemming voor hebt gekregen.

In de mailing die je stuurt moet je een goede omschrijving plaatsen bij het onderwerp. Dit is belangrijk zodat de persoon die het ontvangt meteen weet waar het over gaat en dat jouw mail niet aangezien wordt voor spam.

In een volgend artikel zullen we het hebben over hoe je de mail persoonlijk maakt.