Email. Het is al niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Diverse enquêtes wijzen uit dat een flink deel van de ondervraagden niet meer zonder de elektronische post kan. Uit een Brits onderzoek is gebleken dat er zelfs een groep mensen is die 's nachts opstaat om zijn mail te checken.

Email is dus een belangrijk onderdeel geworden van ons leven. Een flink aantal van die mailtjes dient als vervanging van een 'normaal' gesprek. En zoals je bij een gesprek van persoon tot persoon bepaalde omgangsvormen hebt, zo zijn er ook 'ongeschreven regels', zeg maar richtlijnen, voor hoe je emailberichten stuurt, beantwoordt, doorstuurt etcetera. Dit is een onderdeel van de zogenaamde 'netiquette'.

In dit artikel wil ik ingaan op die richtlijnen. Daarbij wil ik benadrukken dat er niet zoiets is als 'dé manier van email behandelen'. Maar het is wel goed om te weten hoe je op een zo goed mogelijke manier met email kunt omgaan, zodat jouw email niet verkeerd zal worden opgevat of niet eens aankomt bij de geadresseerde.

Het is heel belangrijk om in de gaten te houden dat jouw email naar iemand gestuurd wordt, een mens en niet naar een computer. Je verstuurt de email met de computer naar een mens met gevoelens en die persoon leest jouw email. Vaak wordt dit vergeten doordat je naar je scherm kijkt en niet persoonlijk met iemand praat.

93% van onze communicatie bestaat uit non-verbale taal. Om precies te zijn: 55% van de communicatie bestaat uit lichaamstaal en 38% wordt geuit door de stemklank en intonatie. Deze twee factoren spelen slechts een kleine of helemaal geen rol bij het versturen van een email. Daardoor wordt het nog veel belangrijker hoe jouw tekst eruit ziet!

Voordat je je email verstuurt is het dus heel belangrijk om nogmaals je email te lezen, maar dan met de ogen van de ontvanger. Laat je email even rusten voordat je hem verstuurt. Dit kun je in elk email-programma doen door het bericht op te slaan en het later nogmaals te bekijken en dan pas te versturen. Je moet je dan een aantal vragen stellen: Zal de boodschap duidelijk zijn, komt de vraag wel over, hoe is mijn spreektaal, kan de persoon die mijn email leest dit verkeerd opvatten?

Als je een email stuurt naar iemand, dan doe je dit met kleine letters. Je begint de zin met een hoofdletter en eindigt met een punt (of een vraagteken/uitroepteken, als dat van toepassing is). Nu zie je soms dat er een paar woorden of zelfs hele zinnen in HOOFDLETTERS staan. Dat wordt gezien als schreeuwen of roepen, of om de nadruk erop te leggen dat je boos bent. Probeer dit te voorkomen. Het zorgt voor verwarring en kan zeer onduidelijk overkomen. Soms probeert iemand op deze manier de nadruk op een aantal woorden of zinnen te leggen, maar dit kun je dan beter doen door de woorden bold (vet) te maken.

Je komt ook weleens emails tegen die helemaal geen hoofdletters of leestekens bevatten en dat maakt zo'n tekst erg slecht leesbaar.

Er is nog een belangrijke vraag die je je moet stellen voordat je de email daadwerkelijk verstuurt: Zou ik dit zeggen als hij/zij nu voor me zou staan?

Je zou email eigenlijk moeten gebruiken op dezelfde manier als jij graag zelf email zou willen ontvangen: duidelijk, netjes, simpel, kort en geordend.

Volgende keer ga ik nog meer zaken behandelen die met email te maken hebben. Tot dan!