PDF staat voor Portable Document Format. Het is de meest gebruikte standaard voor het uitwisselen van elektronische documenten over de hele wereld. (Het wordt ook wel een 'de facto standaard' genoemd.) De belangrijkste redenen waarom PDF zo populair is:

• Omdat de opmaak en de lay-out hetzelfde blijven, waar je het ook bekijkt.
• Omdat Adobe (de bedenker van PDF) al vanaf het begin een programma gratis beschikbaar stelt om PDF-documenten te kunnen bekijken.
• Omdat de meeste besturingssystemen ondersteuning bieden voor PDF. Met andere woorden, PDF-bestanden zijn niet alleen te bekijken onder Windows, maar ook onder Mac OS, Linux, Palm OS, Solaris... Noem ze maar op.

Daarnaast heeft PDF als voordeel dat het door de lezer niet direct te wijzigen is. Ook is het mogelijk om, indien nodig, het bestand met een wachtwoord te beveiligen zodat niet iedereen het kan bekijken.

Dus als je documenten op je website wilt plaatsen, bijvoorbeeld handleidingen, e-books of facturen, dan is PDF daarvoor uitermate geschikt.

Hoe maak ik PDF?

Voor het maken van een PDF-bestand moest je vroeger speciale software (van Adobe) aanschaffen. Tegenwoordig zijn er alternatieven die gratis beschikbaar zijn. Zo is er bijvoorbeeld een add-on voor Microsoft Office 2007 om documenten als PDF op te slaan. Het gratis office-pakket OpenOffice biedt zelfs standaard die optie al aan.

Virtuele printer

Een andere manier, die ik zelf vaak gebruik, is het installeren van een zogenaamde virtuele printer. Dat is een programma dat doet alsof het een printer is. Als je een document op een virtuele printer afdrukt, dan komt er geen papier uit, maar in dit geval een PDF-bestand. (Er bestaan ook virtuele printers voor andere bestandsformaten.) Het maakt dus niet uit wat voor document je afdrukt. Het kan een Word-document zijn, een webpagina vanuit Internet Explorer, een Excel-spreadsheet of zelfs een afbeelding. De virtuele printer zorgt ervoor dat het wordt omgezet naar een PDF-bestand. Simpeler kan het eigenlijk niet.

Zo'n virtuele printer zit standaard al ingebakken in Mac OS. Zie bijvoorbeeld deze link. Ook de meeste (recente) Linux-distributies bieden deze mogelijkheid.

Windows-gebruikers kunnen zo'n programma gratis downloaden. Bijvoorbeeld CutePDF of PrimoPDF. Zelf raad ik PrimoPDF aan omdat het veel handige opties bevat en omdat er een duidelijke handleiding wordt meegeleverd. Een van die handige opties is het instellen van wachtwoorden.

Tot slot

Een aantal situaties waarbij PDF ook handig kan zijn:

• Het maken van proefadrukken. Omdat PDF opmaak en lay-out behoudt, ziet het er exact hetzelfde uit als een afdruk op papier. Zo kun je de uiteindelijke lay-out controleren zonder papier te verspillen.
• Een screenshot van een website bewaren.
• Als je iets wilt printen, maar je hebt geen printer bij de hand. De virtuele printer is altijd beschikbaar. Je kunt een PDF-document op een later moment alsnog op papier afdrukken.

Volgende keer ga ik je uitleggen hoe je een PDF-document 'automatisch' kunt laten aanmaken.