Als je een hostingaccount hebt, heb je normaal gesproken de beschikking over een heleboel emailadressen. Bij Alphamega krijg je er in elk geval 1000. Maar wat moet je nu met zo veel emailadressen?

Kijk, wij weten natuurlijk ook wel dat er heel wat moet gebeuren voordat je 1000 verschillende emailadressen gaat gebruiken. Wat we bij Alphamega daarmee willen aangeven is: gebruik er zoveel als je nodig hebt. De vraag is dan: hoeveel emailadressen heb je eigenlijk nodig?

Je kunt ervoor kiezen om alles met 1 adres te doen. Als je emailadres nog niet zo lang bestaat, is dat meestal niet zo'n probleem. Het aantal emails dat je ontvangt is dan nog te overzien. Maar er komt spoedig een moment waarop je het overzicht dreigt kwijt te raken en dat je behoefte hebt aan structuur in je mailverkeer.

Berichtregels
Je kunt dan gebruik gaan maken van berichtregels. In de meeste emailprogramma's kun je die instellen. Met berichtregels kun je vooraf ingeven dat alle mailtjes die aan bepaalde voorwaarden voldoen, op een speciale manier verwerkt moeten worden.

Vervolgens bepaal je wat er met een mailtje moet gebeuren dat aan die voorwaarden voldoet. In veel gevallen wordt ervoor gekozen om ze in aparte mappen te zetten die je van tevoren hebt aangemaakt. Ze komen dan dus niet binnen in je Postvak IN, maar direct in zo'n map. Ook kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om het bericht meteen te verwijderen.

Enkele voorbeelden van voorwaarden waaraan een mailtje kan voldoen zijn:
- het bericht is afkomstig van een bepaalde afzender;
- er staat een bepaalde tekst in de Onderwerp-regel van het bericht;
- het bericht is naar een bepaald adres gestuurd.

Op deze laatste mogelijkheid wil ik dieper ingaan.

Er zijn heel wat websites en instanties waar je je emailadres moet opgeven: Marktplaats, eBay, Facebook, Hyves, Netlog, sites waar je iets bestelt zoals bol.com en ga zo maar door. Als je overal hetzelfde emailadres opgeeft, krijg je alles dus op hetzelfde adres binnen, waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. Er is echter een eenvoudige manier om het bos weer te zien te krijgen ;-)

Meerdere emailadressen
Maak op je domeinnaam voor elk van die websites een emailadres aan, bijvoorbeeld

• alphamega@jouwdomeinnaam
• facebook@jouwdomeinnaam
• ebay@jouwdomeinnaam
• bolcom@jouwdomeinnaam

(Hoe je dat bij Alphamega doet, lees je hier.) Als je je dan aanmeldt bij één van die websites, zoals Facebook, dan geef je als emailadres 'facebook@jouwdomeinnaam' op, waarbij je 'jouwdomeinnaam' uiteraard vervangt door je eigen domeinnaam, inclusief het achtervoegsel zoals .nl , .com enzovoort.

Sta je al geregistreerd met een bepaald emailadres, dan zoek je naar de mogelijkheid om je gegevens aan te passen. Op elke normale website is dat mogelijk.

Als je overal geregistreerd staat met het juiste emailadres, dan moet je er alleen nog voor zorgen dat je al die mailtjes ook in je emailprogramma binnenkrijgt. Maak daarom voor elk emailadres een nieuw account aan in je mailprogramma. Hoe je dat doet in Outlook Express, zie je hier:
http://www.alphamegahosting.com/302/.

Vervolgens kun je nieuwe mappen en berichtregels gaan aanmaken voor de verschillende adressen. Als we het voorbeeld van Facebook hanteren, dan maak je in je emailprogramma een nieuwe map aan met de naam 'Facebook' en dan maak je een berichtregel aan die ervoor zorgt dat alle mailtjes die gestuurd worden naar 'facebook@jouwdomeinnaam' naar de map 'Facebook' verplaatst worden.

Een extra voordeel is de mogelijkheid die je hebt om het emailadres buiten werking te stellen. Dat is handig als je van een bepaalde website geen emails meer wilt ontvangen en ze reageren niet op jouw verzoek om geen emails meer te sturen.

Ook is het nuttig als het adres waar het mailtje naartoe is gestuurd bepaalt hoe een bericht behandeld moet worden. Dat adres heb je namelijk zelf in de hand. Je kunt ook het afzender-adres in de berichtregel opnemen, maar wat nu als de afzender dat adres wijzigt? Dan werkt jouw berichtregel niet meer!

Bedrijven
Heb je een bedrijf, dan kun je elke afdeling of activiteit een eigen emailadres geven. Dan krijg je emailadressen zoals

• verkoop@jouwdomeinnaam
• offerte@jouwdomeinnaam
• klantenservice@jouwdomeinnaam
• inkoop@jouwdomeinnaam
• enzovoort.

Dat staat niet alleen professioneel, het helpt je ook om de binnenkomende email te sorteren. Daarnaast krijgt elke medewerker natuurlijk zijn eigen emailadres.

Webmasters
Als je webmaster van meerdere websites bent, is het helemaal handig om met verschillende emailadressen te werken. Voor elke klant/website maak je een apart emailadres aan en dat geef je dan op bij de bestelling en overige correspondentie. Zo is het voor jou direct duidelijk om welke klant/website het gaat en loop je niet het risico dat je er twee door elkaar haalt.

Efficiënt
Met welke reden je bovenstaande tips ook in de praktijk gaat brengen: je zult merken dat je een stuk efficiënter werkt als je niet meer alle binnengekomen mailtjes één voor één moet bekijken om te beoordelen of ze meteen behandeld moeten worden. Van sommige mappen weet je dan bijvoorbeeld dat je die maar één keer in de zoveel tijd hoeft te openen. Zo kun je je tijd besteden aan belangrijke en urgente mails.

Samenvattend: als je de mogelijkheid hebt om veel emailadressen aan te maken, maak er dan ook gebruik van! Heb je niet de beschikking over zo'n hostingaccount met lekker veel emailadressen? Klik dan hier: http://www.alphamegahosting.com/hosting.